Om subsidies aan te vragen, moet je een subsidiedossier indienen. De vorm dat zo’n subsidiedossier aanneemt, hangt af van gemeente tot stad tot organisatie. Sommige gemeenten, steden en fondsen werken met een standaardformulier, andere instanties vragen aan de projectaanvrager om zelf een dossier op te stellen.   

Zo’n standaardformulier geeft orde en zorgt ervoor dat de lezing, beoordeling, vergelijking… door de juryleden eenvormig en objectiever zal verlopen. Toch bevatten deze verschillende soorten subsidieaanvragen steeds dezelfde elementen:

Elementen van een projectdossier

1.    Identificatie van de indiener (gegevens van de vereniging, de contactpersoon binnen de vereniging, informatie over de organisatie (doelstellingen, missie,…)).

2.    Motivering en voorstel?

•    Wat ben je van plan? Wat is het concept?

•    Waarom doe je het, wat is de meerwaarde, koppeling doelstellingen organisatie?

•    Concept vertalen in doelstellingen

      -> Wat zijn de doelstellingen en hoe ga je die meten?

•    Doelgroep project: wie wil je bereiken en waarom?

3.    Stappenplan Project: van A tot Z

•    Tijdsplanning  en verloop schetsen

          –    De voorbereiding

          –    De uitvoering

          –    Afronding en evaluatie

4.    Communicatie

Beschrijf de manier waarop je het project bekend zal maken naar:

•    de doelgroep(en)

•    de andere leden van de lokale gemeenschap

5.    Begroting

•    Hoeveel zal de uitvoering van het project kosten? Wat zijn de inkomsten en uitgaven van het project? 

•    Hoe wordt het project gefinancierd?

Het is belangrijk dat uit je dossier duidelijk blijkt wat je wil bereiken, hoe je project er gaat uitzien, wat de resultaten zijn, hoeveel tijd alles in beslag neemt… Maar vooral moet je dossier de subsidiegever overtuigen van het belang om jouw project te subsidiëren. Wat nuttig is dat, voor je met het schrijfwerk start, om in de huid te kruipen van de instantie die geld ter beschikking stelt. Hoe denkt die financier, hoe kijkt die aan tegen dossiers? Wat wil die instantie bereiken met het verdelenvan financiële middelen?